Sabtu, 22 September 2012

makalah perencanaan kerja humas



MAKALAH PUBLIK RELATION
PERENCANAAN KERJA HUMAS




NAMA                    : NANI S. KELIN
NIM                        : 0923742752
JURUSAN              : ADM. BISNIS IVC





POLITEKNIK NEGERI KUPANG
2011

KATA PENGANTAR


Pertama-tama Saya ucapkan puji syukur atas rahmat Tuhan karena berkat -NYA Saya dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan selesai tepat pada waktunya.Tidak lupa pula Saya ucapkan terimaa kasih kepada selaku dosen pengampu perencanaan humas yang membimbing Saya dalam pengerjaan tugas makalah ini.Saya juga mengucapkan kepada teman-teman Saya yang selalu setia membantu Saya dalam hal mengumpulkan data-data dalam pembuatan makalah ini.
            Dalam makalah ini kami menjelaskan tentang perencanaan kerja humas.perencanan humas  itu kami bagi 2,yaitu fungsi manajemen dan pengorganisasian.Mungkin dalam pembuatan makalah ini terdapat kesalahan yang belum Saya ketahui.Maka dari itu Saya mohon saran & kritik dari teman-teman maupun dosen.Demi tercapainya makalah yang sempurna.








Kupang,



Penulis








v
DAFTAR ISI


KATA PENGANTAR ................................................................................................................    v

DAFTAR ISI ...............................................................................................................................     vi

BAB I             :

            LATAR BELAKANG ....................................................................................................    1

BAB II            :

A.    DASAR – DASAR MANAJEMEN HUMAS ........................................................   2

B.     PENGERTIAN HUMAS .........................................................................................   2


C.      PERANAN, RUANG LINGKUP TUGAS DAN SASARAN KEGIATAN HUMAS ………………………………………………………………………       3

BAB III       :

PENUTUP …………………………………………………………………………  4



























vi
BAB I
PENDAHULUAN


A.  LATAR BELAKANG

Langkah-langkah perencanaan media tidak terlepas dari perencanaan komunikasi keseluruhan,sebab perencanaan komunikasi dan perencanaan media adalah satu kesatuan perencanaan yangutuh.Model perencanaan media untuk promosi produk atau periklanan secara hierarkismengembangkan langkah-langkah: pertemuan perencanaan awal yang terdiri dari perencana-perencana senior dan manajemen. Tujuan dari pertemuan ini untuk membahas dan mengevaluasikemajuan terakhir dari barang, kondisi pasar, dan daya tarik. Produk akhir dari pertemuan harusmenghasilkan draft strategi pemasaran.Selanjutnya, jika klien setuju dengan draft yang ditawarkan, kelompok kerja kreatif dankelompok kerja media bekerja secara terpisah. Pada kerja media, yang menjadi pokok bahasanyaitu evaluasi perkembangan terakhir dari perencanaan, evaluasi uji coba media pada kelompok terbatas, dan perubahan terbaru pasar media.Kelompok kerja kreatif harus menghasilkan draft strategi kreatif dan strategi media yangselanjutnya diajukan pada klien. Apabila hal itu disetujui, masing-masing kelompok membuatperencanaan yakni perencanaan media dan perencanaan kreatif.Ada dua pendekatan anggaran perencanaan media yaitu metode marginal dan metode tugas.Metode marginal digunakan untuk memutuskan, pada permulaan periode perencanaan, "berapabanyak anggaran yang digunakan" untuk kegiatan periklanan produk yang ditawarkan kepadamasyarakat. Sedangkan metode tugas, memberikan tekanan pada pengalokasian anggaran untuk media sesudah dikurangi biaya-biaya "sebelumnya" yang digunakan untuk riset dan kegiatankreatif dan menetapkan "bagaimana menggunakan" anggaran untuk media.Pertimbangan untuk mengkombinasikan saluran-saluran komunikasi adalah, pertama, setiapmedia atau saluran memiliki karakteristik masing-masing yang menjadi kelebihan dankekurangan media tersebut. Kedua, setiap kegiatan komunikasi memiliki tujuan akhir yangberbeda. Ketiga, tercapainya tujuan komunikasi, terjadi secara bertahap.
 
Adopsi inovasi berlangsung secara bertahap. Hal ini berpegang pada prinsip, bahwa khalayak adalah makhluk rasional yang selalu menimbang untung rugi dalam memilih atau menerimasesuatu hal baru.Proses pencarian informasi dalam proses adopsi, perlu mendapatkan perhatian dalamperencanaan komunikasi. Pencarian informasi yaitu tindakan seseorang untuk menanyakankejelasan dan mencari saran-saran yang muncul (khususnya mengenai kebenaran fakta) kepadapihak-pihak berwenang.Ada beberapa faktor yang mempengaruhi proses pencarian informasi, di antaranya: faktor sosiodemografis khalayak, seperti jenis kelamin, usia, tingkat pendidikan dan pekerjaan.Kemudian, penggunaan media modern dan motivasi penggunaan media massa.Iklan yang disajikan lewat media massa tidak mampu memberikan keterangan secara detail,seperti kelebihan produk yang ditawarkan, manfaat, cara kerja, kandungan bahan, layanan purnajual, garansi, dan tempat yang dapat ditemui bila terjadi masalah dengan pemakaian produk.Dalam hal ini, produsen dapat menggunakan media lini bawah untuk memberikan informasitersebut, dan memberikan kesempatan secara luas kepada mereka yang mencari informasi detail.Media lini bawah tersebut di antaranya, pameran Direct mail, kalender, dan Point ofPurchase.


                                                     



1
BAB II
PEMBAHASAN


A.  DASAR-DASAR MANAJEMEN HUMAS

Peranan public relations
dalam sebuah organisasi berkaitan dengan tujuanutama dan fungsi-fungsi manajemen perusahaan. Fungsi dasar manajmen tersebutmerupakan suatu proses kegiatan atau8 pencapaian sumber-sumber (sumber daya)yang dimilliki oleh organisasi/lembaga tersebut. Unsure-unsur sumber dayatersebut dinamakan dengan 6-M, yaitu:
  1. Sumber daya Manusia ( Men ),
  2.  sumbermaterial/barang yang dikuasai ( Material),
  3. alat atau perkakas mesin produksi yangdimilki ( Machine ),
  4. kemampuan keuangan ( Money ),
  5. metode yang di pergunakan( Methode ),
  6. dan perluasan atau pemasaran yang hendak dicapai/dituju ( Market ).

Keberhasilan peran public relations
dalam menunjang fungsi-fungsimanajmen perusahaan untuk mencapai tujuan bersama tergantung kepadakemampuan memanfaatkan unsure-unsur sumber daya (6-M sources ) yangdimiliki pada sebuah organisasi/lembaga tersebut. Artinya sebagai PublicRelations Manager 
(Pejabat Humas), seorang manajer dituntut kemampuannyauntuk mengkoordinasikan seluruh unsure sumber daya yang ada (6-M). haltersebut merupakan konsekuensi dari:a) Kemampuan sebagai fungsi manajmen teknis ( technical management ), Kemampuan berperan sebagai manajer profesional ( managerial skill ).
Pengertian tersebut di atas sesuai dengan definisi yang dinyatakan olehRobert kreitener (1978), (Pakar Manajmen dari Arizona State University), bahwa,

Manajemen Public Relations Dan Media KomunikasiManajemen dan Public Relations 12“Manajmen ialah proses kerjasama dengan dan melalui orang lain untuk mencapaitujuan organisasi dalam lingkungan yang mengalami perubahan. Prosesmanajemen tersebut terpusat pada pemanfaatan atau penggunaan sumber dayayang terbatas secara efektif dan efisien”.Dalam menunjang keberhasilan mencapai tujuan utama manajemenperusahaan/organisasi – bekerja sama dengan berbagai pihak terkait – seorangpraktisi Humas ( Public Relations Practioner ) harus memiliki beberapaketerampilan khusus, diantaranya:
             I.      sebagai creator
Memiliki kreativitas dalam penciptaan suatu gagasan,ide-ide atau buah pemikiran yang         cemerlang.
          II.      Conceptor
Mempunyai kemampuan ( skill ) sebagai konseptor dalampenyusunan program kerja kehumasan, dan rencana program lainnya.
       III.      Mediator 
kemampuan menguasai teknik komunikasi baik melaluimedia secara lisan maupun tertulis dalam penyampaian pesan ataumenyalurkan informasi dari lembaga organisasi yang diwakilinyakepada public.




       IV.      Problem Solver 
mampu mengatasi setiap permasalahan yangdihadapinya, baik secara proaktif, antisipatif, inovatif, dinamis dansolutif.Kegiatan utama dari Humas/PR dalam mewakili top manajemen suatulembaga atau organisasi tersebut, merupakan bentuk kegiatan two waycommunication adalah cirri khas dari fungsi dan peranan Public Relation.

Haltersebut dikarenakan salah satu tugas PR ialah bertindak sebagai nara sumber
Manajemen Public Relations Dan Media KomunikasiManajemen dan Public Relations
13informasi (source of informations )
dan merupakan saluran informasi (chanel of informations)


B.  PENGERTIAN HUMAS

Pengertian Humas ( Public Relations )
Berbagai definisi kehumasan memiliki redaksi yang saling berbedakan tetapiprinsip dan pengertiannya sama. Sebagai acuan, salah satu definisi Humas/PR,yang di ambil dari The British Institute of Public Relations, berbunyi:
a)      “Public Relations activity is management of communications between anorganization and its public”.
( Aktivitas Public Relations adalah mengelola komunikasi antara organisasidan publiknya ).
b)      “Public Relations practice is deliberate, planned and sustain effort toestablish and maintain mutual understanding between an organization and its public”.
Praktik Public Relations adalah memikirkan, merencanakan danmencurahlkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian antaraorganisasi dan publiknya.
Menurut Edward L. Bernay, dalam bukunya Public Relations (1952,University of Oklahoma Press), terdapat 3 fungsi utama Humas, yaitu:
  1. Memberikan penerangan kepada masyarakat.
  2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakatsecara langsung.

Manajemen Public Relations Dan Media KomunikasiManajemen dan Public Relations berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan masyarakta atausebaliknyadari pemaparan definisi dan fungsi Public Relations tersebut di atas, dapatditarik suatu kesimpulan bahwa cirri khas proses dan fungsi manajemen Humas( Public Relations Managemen ) adalah sebagai berikut :
Ø  Menunjukan kegiatan tertentu ( action )
Ø  Kegiatan yang jelas ( activities )
Ø  Adanya perbedaan khas dengan kegiatan lain ( different )
Ø  Terdapat suatu kepentingan tertentu ( important  )
Ø  Adanya kepentingan bersama ( common interst )
Ø  Terdapat komunikasi dua arah timbale balik ( reciprocal two ways trafficcommunication ).










2
C. PERANAN, RUANG LINGKUP TUGAS DAN SASARAN KEGIATAN HUMAS

Peranan public relations dalam suatu organisasi dapat di bagi empat kategori(Dozier&Broom, 1995);1. Penasehat Ahli (Expert prescriber ) Seorang praktisi pakar public relations yang berpengalaman dan memilikikemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaianmasalah hubungan dengan publiknya ( public relationship). Artinya, pihak manajemen bertindak pasif untuk menerima atau mempercayai apa yangtelah disarankan atau usulan dari pakar PR ( expert prescriber ) tersebutdalam memecahkan dan mengatasi persoalan public relations yang tengahdihadapi oleh organisasi bersangkutan.
                          
Manajemen Public Relations Dan Media KomunikasiManajemen dan Public Relations Fasilitator Komunikasi ( Communication fasilitator ) Dalam hal ini, praktisi PR bertindak sebagai komunikaotr atau mediatoruntuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yangdiinginkan dan diharapkan oleh publiknya.3. Fasilitator Proses pemecahan Masalah ( Problem solving process fasilitator ) Peranan praktisi PR dalam proses pemecahan persoalan public relations inimerupakan bagian dari tim manajmen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat ( aviser ) hinggamengambil tindak kesekusi ( keputusan ) dalam mengatasi persoalan ataukrisis yang tengah dihadapi secara rasional dan professional

Teknisi Komunikasi ( Communication technician ) Peranan communication technician
ini menjadikan praktisi PR sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasiatau dikenal dengan methode of communication in organization.
Secarateknis komunikasi, baik arus maupun media komunikasi yang dipergunakandari tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dbawahan ke tingkatatasan. Hal yang sama juga berlaku pada arus dan media komunikasi antarasatu level, misalnya komunikasi antar karyawan satu departemen denganlainnya ( employee relations and communication media model ).

Ruang lingkup tugas PR dalam sebuah organisasi/lembaga antara lainmeliputi aktivitas:a. Membina hubungan ke dalam ( Public internal )
Manajemen Public Relations Dan Media KomunikasiManajemen dan Public Relations

Public internal
adalah public yang menjadi bagian daiunit/badan/perusahaan atau organisasi. Seorang PR harus mampumengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambarannegative di dalam masyarakat, sebeluim kebijakan itu dijalankan olehorganisasi.b. Membina hubungan keluar ( public eksternal )

Public eksternal
adalah public umum (masyarakat). Mengusahakantumbuhnya sikap dan gambaran public yang positif terhadap lembaga yangdiwakilinya.Dengan demikian, seperti yang dijelaskan di atas, peran Humas?PR tersebutbersifat dua arah yaitu berorientasi ke dalam ( inward looking ), dan keluar
( outward looking ).Menurut H. Fayol beberapa kegiatan dan sasaran PR, adalah :
Ø  Membangun Identitas dan Citra Perusahaan ( Building copporate identityand image ) Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang postif - Mendukung kegiatan komunikasi timbale balik dua arah denganberbagai pihak.
Ø  Menghadapi krisis ( Facing of Crisis )
Menangani keluhan ( complaint ) dan menghadapi krisis yang terjadidengan membentuk manajmen krisi dan PR Recovery of image yangbertugas memperbaiki lost of image and dmage.
Ø  Mempromosikan Aspek kemasyarakatan ( Promotion public couses ).

3
BAB III
PENUTUP


v  KESIMPULAN   :

Dalam praktiknya, sisi seni dalam manajemen lebih menonjol daripadasisi ilmiahnya, namun tetap memperhatikan segi profesionalismenyadalam melaksanakan fungsi dan perananya masing-masing, baik bawahan maupun atasan.Ada sutau ungkapan, sebuah organisasi itu tak ubahnya seperti makhluk sosial yang hidupnya tergantung pada rasa saling percaya, dan keintiman antarapara anggotanya. Begitu pula dengan pimpinan dan bawahan dalam organisasi,mereka harus memiliki komitmen yang penuh terhadap kemajuan dan citraperusahaan. Sebagai contoh ekspresi komitmen pimpinan dalam menghargai suatukeberhasilan yang telah dicapai oleh anak buahnya itu adalah tepukan bahu, kata-kata pujian, pemberian piagam, imbalan materi hingga promosi ke posisijabatan/pangkat yang lebih tinggi. Kebiasaan-kebiasaan tersebut tampak sepele,namun jika diterapkan secara serius dan periodic akan membangkitkan komitmentotal para anggotanya untuk memotivasi dan memacu prestasinya masing-masingdemi kemajuan bersama.

             
KONSEP DASAR DAN STRATEGI PERENCANAAN
 Kegiatan Belajar 1 
Konsep Dasar Perencanaan
 Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun komponen-komponenatau unsur-unsur.Dari sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkapmaupun secara sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitianpengembangan (litbang); perencanaan; pengorganisasian; pelaksanaan/ pengkomunikasian;monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal dengan POAC(Planning Organizing, Actuating dan Controlling).Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang tindih. Proses pengelolaan, bisaberbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi.Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man,money, material, dan method untuk mencapai tujuan.Di samping faktor proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proseskomunikasi, seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed back, tujuan, danlingkungan yang turut mempengaruhinya.Konsep Dasar Perencanaan terutama yang menyangkut pengertian merupakan langkah yangstrategis di dalam menguasai konsep-konsep serta indikator-indikator dari perencanaan itusendiri.Perencanaan merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaandan bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha mengorganisasikansumber-sumber atau faktor-faktor, seperti orang, material, dana dalam proses pengerjaan suatukegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam pengelolaan kegiatan setelahmengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil penelitian maupun dari pengumpulan datayang sederhana.Kurangnya berfikir strategis dan tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi akanmenimbulkan kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitandengan istilah goal dan objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan strategi yangharus diadakan.Proses perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalahmenentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki berbagaikemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.
 
Dalam penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung rugiserta faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus disadaribahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan berubah-ubahsehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.Adapun unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:1.

Tujuan.2.

Policy.3.

Prosedur.4.

Progress (kemajuan).5.

Program.Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang palingpenting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan. Manfaat danfungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:1.

Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yangberjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukanagar tercapai tujuan-tujuan tersebut.2.

Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.3.

Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.4.

Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.5.

Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secaraefektif dan efisien.Kegiatan Belajar 2 
Strategi dalam Perencanaan Komunikasi
 Ada dua alasan, mengapa kegiatan komunikasi memerlukan strategi, pertama, karena pesan yangkita sampaikan harus diterima dalam arti received tetapi juga accepted. Kedua, agar kita bisamendapatkan respon yang diharapkan.Strategi komunikasi tidak dapat dipisahkan dari proses komunikasi yang melibatkan komponen-komponen seperti komunikator, pesan, channel, komunikan, dan efek denganmempertimbangkan lingkungan budaya.Adapun unsur-unsur strategi komunikasi mencakup pertama, strategi komunikator yang terdiridari penentuan sasaran komunikasi, penentuan cara berkomunikasi, dan kredibilitaskomunikator. Kedua, strategi audience terdiri dari identifikasi audience dan latar belakangaudience. Ketiga, strategi pesan mencakup penekanan inti pokok pesan dan pengorganisasianpesan. Keempat, strategi pemilihan channel. Kelima, strategi budaya.Strategi-strategi adalah jalan-jalan yang meyakinkan yang harus ditempuh dalam mencapaitujuan. Strategi sifatnya jangka panjang, sedangkan taktik sifatnya jangka pendek. Strategi dantaktik adalah cara untuk melaksanakan perencanaan.
 
Strategi-strategi umum untuk mempengaruhi perubahan dalam sistem manusia menurut RobertChin dan Kenneth D. Benne ada tiga kelompok, yaitu pertama, strategi rasional empirik. Kedua,strategi normatif. Ketiga, strategi kekuatan koersif. Sedangkan tiga macam taktik dalamperubahan lain adalah:1.

Taktik penelitian terapan.2.

Taktik pengubahan teknis.3.

Taktik marginalitas. 
M
ODUL 2
RUANG LINGKUP DAN PENDEKATAN STRATEGI DALA
M
PERENCANAAN
 Kegiatan Belajar 1 
Bentuk dan Prosedur Perencanaan
 Bentuk perencanaan dalam suatu pengelolaan komunikasi dibagi tiga, yaitu:1.

Bentuk perencanaan menurut waktu:a.

Bentuk perencanaan jangka panjang (long range plan) merupakan usaha untuk memprakirakan trend di masa datang atau untuk menggariskan tujuan akhir yangingin dicapai di masa datang (5 tahun, 10 tahun atau lebih).b.

Bentuk perencanaan jangka pendek dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhansegera.2.

Bentuk Perencanaan Strategis dan TaktisPerencanaan strategi mirip dengan perencanaan jangka panjang, berkenaan denganperumusan tujuan dan kebijakan dalam usaha mencapai tujuan tersebut. Sedangkanperencanaan taktis merupakan cara-cara khusus untuk mencapai tujuan yang telahdigariskan.3.

Bentuk perencanaan menurut sifat (sekali dan kontinu).Perencanaan sesekali (one time plan) adalah perencanaan yang mencapai tujuan tunggal,sedangkan perencanaan kontinu (standing plan) meliputi perencanaan kebijakanpimpinan, prosedur, mengerjakan sesuatu yang baku, dan sebagainya.Jenis-jenis Perencanaan meliputi:1.

Perencanaan komprehensif 2.

Perencanaan program dan proyek.Pembagian lain jenis perencanaan dapat didasarkan pada jenjang ruang lingkup kekhususannyadan tingkat wilayah jangkauan. Istilah-istilah yang tercakup dalam jenis perencanaan, adalah:policy, program, proyek, dan perencanaan.Perencanaan informasi merupakan tahap awal dalam mekanisme pengelolaan sistem informasi,dan oleh karenanya harus disusun secara profesional, yang dilakukan oleh pengelola atau bagiantertentu, dengan menggunakan pola terpadu.
 
Perencanaan informasi merupakan serangkaian tindakan yang terdiri atas jenis informasiberdasarkan pekerjaan tertentu, menuju ke sasaran pemakai informasi, yang didukung olehjumlah biaya tertentu, sumber bahan, peralatan yang diperlukan, cara menyampaikan informasi,dan waktu penyampaian informasi. Perencanaan informasi berfungsi sebagai pedoman atau alatmanajemen, penggerak roda organisasi, dan motivasi pelaksanaan sistem informasi. Jenisperencanaan terdiri atas jenjang perencanaan, perencanaan yang lebih khusus, perencanaanberdasarkan wilayah. Penyusunan perencanaan informasi berdasarkan prinsip-prinsip berjangkawaktu, komprehensif, integrasi, kebutuhan nyata, pengembangan sumber daya manusia,mengacu ke masa datang, mendukung manajemen, pengembangan model. Asas-asas yangdijadikan sebagai landasan, terdiri atas objektivitas, keterpaduan, manfaat, efisiensi, danefektivitas, kesesuaian, keseimbangan, kemudahan, kesinambungan, pembakuan, dan mutu.Suatu perencanaan informasi berisikan unsur-unsur:1.

kebutuhan informasi manajemen;2.

pemakai informasi;3.

proses-proses yang memerlukan informasi;4.

proses pengolahan informasi;5.

metode dan teknik komunikasi informasi.Metode perencanaan informasi dilakukan dengan cara menyusun rancangan perencanaaninformasi secara sistematik dan komprehensif melalui 10 langkah yang bertahap, dan prosesperencanaan informasi yang meliputi tiga komponen utama, yakni data input, modelperencanaan, dan model manipulasi.Struktur perencanaan informasi terdiri dari tiga bagian, yaitu bagian premise, bagian isi, struktur,dan bagian implementasi.Kegiatan Belajar 2 
Teknik dan Pendekatan Strategi dalam Perencanaan
 Beberapa teknik yang dikenal dalam dunia perencanaan:1.

Teknik brainstorming. Teknik ini sering digunakan dalam dunia perencanaan periklanan.2.

Teknik management by objectives (MBO). Dikemukakan oleh Peter F. Drucker (1954)dalam bukuny Practice of Management. MBO merupakan gabungan dari semua teknik manajemen yang efektif beserta aplikasinya yang dikombinasikan ke dalam suatu carayang sistematis. Pengertian MBO yang banyak digunakan adalah suatu usaha yangmelibatkan para manajer dan bawahannya dalam menentukan lingkup tanggung jawabindividual, dalarn arti hasil yang diharapkan.3.

Teknik issue management, yaitu penugasan kepada sebuah/beberapa task force yangdibentuk perusahaan berkenaan dengan timbulnya masalah-masalah, baik yang sifatnyainternal maupun eksternal.4.

Teknik the top down method of planning.
 
Berhasil tidaknya suatu perencanaan program komunikasi bergantung pada skill dan efficiencyyang diterapkan. Faktor utama pelaksanaan program tersebut adalah memahami situasi yangdihadapi.Maksud diadakannya perencanaan komunikasi adalah preventif. Sedangkan tujuannyatergantung dari prioritas yang ingin kita capai dari ujuan-tujuan tersebut.Ada tujuan-tujuan yang dapat ditanggulangi secara baik dan berhasil oleh internal publicrelations dan ada pula tujuan-tujuan yang lebih berhasil jika berkonsultasi dengan pihak luar.Faktor-faktor yang mempengaruhinya adalah spacing them out throughout the year, communityrelations, dan public life. 
M
ODUL 3
TAHAPAN PERENCANAAN KO
M
UNIKASI
 Kegiatan Belajar 1 
Pengertian dan Ruang Lingkup Perencanaan Komunikasi
 Perencanaan adalah pernyataan tertulis mengenai segala sesuatu yang akan atau yang harusdilakukan. Sifat perencanaan selalu berorientasi ke masa yang akan datang (future oriented).Perencanaan komunikasi adalah pernyataan tertulis mengenai serangkaian tindakan tentangbagaimana suatu kegiatan komunikasi akan atau harus dilakukan agar mencapai perubahanperilaku sesuai dengan yang kita inginkan.Bidang pekerjaan perencanaan merupakan salah satu fungsi pekerjaan manajerial. Oleh karenaitu, tingkatannya pun sama dengan tingkatan yang ada pada suatu manajemen, yakniperencanaan strategik, perencanaan taktik, dan perencanaan teknik. Selain itu, tingkatanperencanaan bisa dilihat berdasarkan ruang lingkup jangkauan pembuatan kebijaksanaan.Berdasarkan hal itu, perencanaan komunikasi dapat diklasifikasikan ke dalam: National Policy-making Level, dan Cross-Ministerial Planning Level, dan Institusional Level Planning yangmeliputi: managerial-policy level, supervisory-strategy level, dan project-operational level.Kegiatan Belajar 2 
Tahapan dalam Perencanaan Komunikasi
 Tahapan perencanaan komunikasi pada dasarnya terdiri dari: (1) tahap identifikasi masalahkomunikasi, (2) tahap perumusan tujuan komunikasi, (3) tahap penetapan rencana strategik, (4)tahap penetapan rencana operasional, (5) tahap penyusunan rencana evaluasi, dan (6) tahapmerencanakan rekomendasi. Tahapan-tahapan tersebut harus dilakukan satu persatu secaraberurutan, tidak boleh meloncat-loncat.Masalah komunikasi adalah masalah yang ditimbulkan sebagai akibat tidak optimalnya elemen-elemen komunikasi dalam suatu proses komunikasi. Dalam tahap identifikasi masalah perludilakukan pengumpulan data/fakta/informasi mengenai kondisi khalayak sebagai bahan untuk melakukan analisis khalayak. Perumusan masalah harus berdasarkan pada felt needs dan real
 
needs yang dimiliki oleh khalayak sasaran. Tujuan komunikasi adalah tujuan yang menyangkutupaya untuk mengubah perilaku sasaran setelah kegiatan komunikasi dilakukan. Rumusan tujuanharus memuat: khalayak sasaran, cakupan jumlah sasaran, dan perubahan perilaku yangdiinginkan. Rencana operasional adalah uraian secara konsepsional mengenai sumber daya-sumber daya yang diperlukan dalam penyelenggaraan suatu program atau proyek. Penetapanrencana strategik memuat unsur-unsur 5 M, yaitu: Man, Messages, Media, Money, dan Means.Rencana operasional adalah uraian terperinci dan sistematik mengenai rencana kegiatan-kegiatanyang akan dilakukan dalam pelaksanaan program, menyangkut alokasi waktu pelaksanaankegiatan-kegiatan, dan hubungan antarkegiatan. Rencana evaluasi adalah rencana mengenai carapenilaian program yang dapat berupa: evaluasi proses, evaluasi hasil, dan evaluasi dampak program. Rencana rekomendasi adalah rencana mengenai saran atau rekonsiderasi yang akandiajukan sesuai dengan rencana evaluasi untuk memperoleh bahan masukan bagi perbaikanmaupun pengembangan program. 
M
ODUL 4
STRATEGI PESAN DALA
M
PERENCANAAN KO
M
UNIKASI
 Kegiatan Belajar 1 
Perencanaan Pesan
 Dalam perkembangan bisnis modern, manajemen perencanaan pesan menjadi faktor pentinguntuk meyakinkan khalayak. Empat poin pokok dalam perencanaan pesan yaitu; (1) Bagaimanamenggunakan hasil analisis khalayak/calon penerima gagasan untuk perencanaan komunikasi (2)Mengembangkan gagasan dan pokok utama dari gagasan yang akan disampaikan, (3) Menyusunsketsa pesan, dan (4) Mempersiapkan umpan balik kegiatan komunikasi.Analisis khalayak merupakan proses pemeriksaan seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitandengan khalayak, untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang mereka sebagaipenerima pesan. Metode yang dapat digunakan untuk analisis khalayak adalahpengamatan/observasi, mengajukan pertanyaan, survei khalayak, dan mempertimbangkankarakteristik khalayak.Syarat Gagasan utama yang dibuat untuk perencanaan komunikasi harus ringkas, langsung padapokok persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan diperoleh bila kegiatan dilakukan.Selanjutnya pokok utama merupakan tulang punggung pesan yang merencanakan garis besar subdivisi utama. Syarat pokok dari sebuah pesan, harus menyokong, menggambarkan, ataumendeskripsikan gagasan utama dengan bahasa yang ringkas dan jelas agar khalayak mampumencerna isi pesan yang disajikan.Sketsa pesan merupakan kerangka kerja yang di dalamnya mengandung topik-topik dasar yangmendukung tujuan komunikasi, dan informasi faktual yang menjabarkan masing-masing topik.Dalam proses komunikasi secara tatap muka, umpan balik muncul dalam dua jenis yaitutanggapan verbal dan isyarat nonverbal. Kedua jenis umpan balik tersebut dapat digunakan olehkomunikator sebagai sumber informasi yang menunjukkan sikap sebenarnya dari khalayak terhadap gagasan yang disampaikan.
 
Kegiatan Belajar 2 
M
engorganisasikan Pesan Komunikasi
 Pengorganisasian pesan komunikasi merupakan faktor yang penting dalam menentukankeberhasilan kegiatan komunikasi yang berusaha mempengaruhi atau meyakinkan khalayak sasaran. Ada empat format umum organisasi pesan yang dapat membantu menyusun gagasankomunikator, yaitu format kronologis, format kausal, format pengembangan motivasional, danformat satu pihak lawan dua pihak.Kesimpulan dalam presentasi harus mampu meringkas pokok-pokok kunci, memusatkan temadan tujuan, mengingatkan pentingnya isi, memberikan jalan tindakan yang jelas, dan memintapertanyaan.Fungsi pendahuluan dalam mempresentasikan gagasan atau ide adalah: memperoleh perhatianyang menyenangkan, meningkatkan keramahtamahan dan kebaikan, memberikan alasan pentingmenyimak, mengarahkan khalayak terhadap isi.Ada beberapa hal yang dapat digunakan untuk menarik perhatian orang lain dalam pendahuluan,yaitu: intensitas, humor, kebaruan ide yang disajikan; dan menciptakan ketegangan khalayak.Kegiatan Belajar 3 
Struktur Pesan
 Struktur pesan yaitu susunan pokok-pokok gagasan yang menyatu menjadi satu kesatuan pesanyang utuh. Untuk merancang struktur pesan harus memperhatikan sikap khalayak sasaranterhadap pesan dan tujuan komunikator.Ada dua kelompok struktur pesan yang dapat dibuat, yaitu pro-kontra dengan kontra-pro dan satusisi dengan dua sisi. Dalam struktur pro-kontra, komunikator mendahulukan argumen ataugagasan yang selaras dengan pendapat atau sikap khalayak, selanjutnya gagasan yangbertentangan dengan sikap khalayak disajikan pada bagian akhir pembicaraan. Sebaliknya dalamstruktur kontra-pro, komunikator mengawali presentasinya dengan mengemukakan gagasan yangberlawanan, selanjutnya presentasi ditutup dengan argumentasi pro khalayak.Kemudian struktur satu sisi artinya komunikator hanya menyajikan gagasan pada satu dimensisaja, misalnya aspek baik atau keuntungan saja yang dibicarakan dari pesan tersebut tanpamemperhatikan kerugian yang akan diterima. Sedangkan pada struktur dua sisi, komunikator menyajikan program yang akan dilaksanakan dengan melihat sisi keuntungan dari kerugiansecara proporsional.Kegiatan Belajar 4 
Gaya Pesan dan Himbauanan Pesan
 Menggayakan pesan artinya mengolah bahasa demi terciptanya gaya dalam upaya menjelaskanisi pesan demi tercapainya efektivitas komunikasi. Menggayakan pesan bermanfaat untuk:
 
memperoleh perhatian yang lebih besar, mempertinggi pengertian atau pemahaman, membantupengingatan, dan meningkatkan daya tarik persuasif.Ada perbedaan prinsip gaya antara komunikasi lisan dan komunikasi tulisan, yaitu gaya tulisanlebih formal dalam struktur dan isi dibandingkan komunikasi lisan, gaya lisan lebih berulang-ulang, dan gaya lisan lebih personal.Ada dua belas prinsip yang dapat digunakan untuk memaksimalkan bahasa, yaitu: (1) Memilihkata yang tepat untuk menyatakan sesuatu, (2) Menggunakan kata-kata pendek dan menghindarikata-kata yang panjang, (3) Menggunakan kata-kata yang konkret, (4) Menggunakan kata-katasecara ekonomis, (5) Menggunakan kata-kata positif, (6) Menghindari jargon yang sudah usang,(7) Menggunakan gayapercakapan, (8) Menyusun kalimat secara ringkas, (9) Mengutamakan kalimat aktif, (10) Mampumengembangkan paragraf secara efektif, (11) Mengembangkan koherensi, dan (12) Berusahauntuk mengedit dan menulis ulang hasil penulisan.Dalam menggayakan pesan seorang penulis juga dapat mengatur pola-pola kalimat atau frase danmenggunakan kiasan yang menarik. Untuk pengaturan pola kalimat dapat digunakan teknik-teknik omisi, inversi, suspensi, antitesis, paralelisme, repetisi, dan alitersi. Sedangkan untuk menggunakan kiasan dapat dilakukan dengan cara metafora, tamsil, dan personifikasi.Imbauan pesan adalah aspek yang digunakan untuk menyentuh (stimulasi) khalayak olehkomunikator dalam menyampaikan pesan, agar khalayak berubah. Ada beberapa jenis imbauanyang digunakan dalam Psikologi Komunikasi, yakni imbauan rasional dan emosional, takut danganjaran, dan imbauan motivasional.Imbauan rasional adalah imbauan didasarkan pada asumsi pokok tentang manusia sebagaimakhluk berpikir. Manusia sebagai pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakannya padapertimbangan logika. Sedangkan Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebihdiarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti marah, suka, benci, dan lain-lain.Imbauan takut digunakan bila komunikator menghendaki timbulnya kecemasan khalayak dalammenyampaikan pesan. Imbauan ini efektif dalam kadar yang moderat, sedangkan kadar takutyang rendah dan tinggi cenderung tidak berhasil.Imbauan ganjaran diberikan dengan pendekatan keuntungan yang diperoleh bila khalayak mengikuti perilaku tertentu. Jenis imbauan ini menggunakan asumsi bahwa, makhluk hidup akanmempertahankan perilaku tertentu bila perilaku itu memberikan keuntungan.Imbauan motivasional didasarkan pada jenis-jenis kebutuhan yang harus dipenuhi manusia.Kebutuhan tersebut menjadi potensi, yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektivitaspersuasif.Menurut piramida kebutuhan dari Maslow, kebutuhan manusia dapat disusun berdasarkan urutanprioritas pemenuhan. Prioritas kebutuhan tersebut adalah; (1) Kebutuhan Dasar, sepertikebutuhan makan, minum, dan udara, (2) Kebutuhan keamanan, (3) Kebutuhan untuk 
 
berorganisasi/berkelompok, (4) Kebutuhan akan cinta dan penghargaan, (5) Kebutuhan untuk aktualisasi diri. 
M
ODUL 5
PENGE
M
BANGAN STRATEGI PENYUSUNAN PESAN
 Kegiatan Belajar 1 
Kode,Isi dan Perlakuan Pesan
 Pengembangan strategi penyusunan pesan dalam perencanaan pesan dan media komunikasi(perencanaan komunikasi) perlu mem-pertimbangkan kode pesan, isi pesan, dan perlakuanpesan. Perencanaan pesan dalam ketiga aspek tersebut menyangkut unsur-unsur dan strukturnya.Pengkodean pesan menyangkut pengkodean pesan verbal maupun pesan nonverbal. Pengkodeanpesan berarti menuangkan gagasan oleh sumber ke dalam lambang-lambang yang berarti agar dapat ditafsirkan sama oleh penerima sehingga menghasilkan efek perilaku yang sesuai denganyang diharapkan. Pengkodean pesan harus didasarkan pada kondisi khalayak sasaran yanghendak dituju.Isi pesan adalah materi atau bahan yang dipilih oleh sumber (komunikator) untuk menyatakanmaksudnya. Isi pesan yang disampaikan meliputi informasi-informasi yang disampaikan,kesimpulan-kesimpulan yang diambil, dan pertimbangan-pertimbangan yang diusulkan. Dalammerencanakan isi pesan, kita harus mempertimbangkan jenis komunikasi yang akan dilakukan.Untuk jenis komunikasi informatif, isi pesan harus singkat dan jelas, menggunakan istilah-istilahyang sederhana, menggunakan data kongkret, dan memasukkan bahan-bahan yang menarik perhatian. Untuk jenis komunikasi persuasif, isi pesan harus mengandung unsur-unsur: menarik perhatian, meyakinkan, dan menyentuh atau menggerakkan.Perlakuan atau pengolahan pesan adalah keputusan-keputusan yang dibuat oleh sumber dalammemilih dan menyusun kode-kode dan isi pesan. Pengolahan pesan merujuk pada keputusan-keputusan mengenai cara-cara yang akan ditempuh datang menyampaikan pesan.Kegiatan Belajar 2 
Sistematika Penyusunan Pesan
 Hasil-hasil temuan penelitian menunjukkan bahwa penyajian pesan yang tersusun lebih efektif daripada penyajian pesan yang tidak tersusun. Cara-cara penyusunan pesan dalam suatu kegiatankomunikasi pertama-tama dibahas dalam retorika dengan mengikuti pola-pola yang disarankanoleh Aristoteles, yakni pengorganisasian pesan: deduktif, indukrtif, kronologis, spasial, dantopikal. Selain itu, penyusunan pesan juga dapat dilakukan secara psikologis mengikuti sistemberpikir manusia, yang disebut oleh Alan H. Monroe sebagai motivated sequence (urutanbermotif).Hollingsworth menyarankan tugas-tugas dalam penyusunan pesan meliputi: perhatian, minat,kesan, keyakinan, dan pengarahan Raymond S. Ross menyarankan: perhatian, kebutuhan,
rencana, keberatan, penegasan kembali, dan tindakan. Hovland, Jenis, dan Kelly menyarankan:perhatian, pengertian, dan penerimaan. Miller dan Dollard menyarankan: dorongan, responsif,dan ganjaran. Alan H. Monroe menyarankan urutan penyusunan pesan terdiri dari: tahapmembangkitkan perhatian, tahap membangkitkan kebutuhan, tahap pemuasan, tahap visualisasi,dan tahap tindakan.



























4

Tidak ada komentar: